System rezerwacji dla gabinetu stomatologicznego

Paweł Nowakowski 2019-10-29
System rezerwacji dla gabinetu stomatologicznego

W dzisiejszych czasach coraz bardziej popularne staje się umawianie wizyt za pomocą rezerwacji online. Internet już od dawna jest narzędziem wykorzystywanym do poszukiwania i zamawiania wyjazdów wakacyjnych czy zakupów internetowych, a ruch jaki generuje sprawia, że coraz więcej branż widzi w nim potencjał. Użytkownicy korzystajacy z dobrodziejst wszechobecnego internetu więkoszść spraw, w tym rezerwacji usług, starają sie załatwić online. Wśód plusów takiego rozwiązania jest z pewnością brak potrzeby bezpośredniego kontaktu oraz dostępność rezerwacji 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Branża medyczna nie jest wyjątkiem i tutaj również widać, że gabinety lekarskie do swojej działalności implementują systemy rezerwacji online.

Postanowiliśmy przybliżyć możliwości naszego systemu i opisać funkcje, które idealnie sprawdzą się w przypadku gabinetu lekarskiego.

Jako przykład wybraliśmy gabinet stomatologiczny, gdyż jego specyfika działania pozwoliła wyodrębnić funkcje, które będą w stanie ułatwić zarządzanie i obsługę składanych rezerwacji.

Przydatne funkcje:

  1. Możliwość wyboru formy akceptacji rezerwacji (ręczna lub automatyczna).

Kiedy konieczna jest weryfikacja każdej rezerwacji złożonej przez pacjenta najlepiej skorzystać z ręcznej akceptacji rezerwacji. Dzięki temu sami decydujemy, którego z pacjentów zapisać na wybrany przez niego termin.
Akceptacja rezerwacji może odbywać się w każdym momencie zarówno za pomocą panelu Bookero jak i powiadomienia mailowego jakiego otrzymuje administrator.
Jeśli chcemy w pełni zautomatyzować proces składania rezerwacji najlepiej skorzystać z automatycznej akceptacji rezerwacji. Ustalając odpowiednie reguły ograniczające jak np. liczba pacjentów, którzy mogą zapisać się na ten sam termin, możemy ograniczyć naszą ingerencję w cały proces do minimum.
Dzięki tej formie jesteśmy w stanie zaoszczędzić więcej czasu gdyż nie musimy już weryfikować rezerwacji oczekujących na akceptację.

  1. Przejrzysty dashboard.

Szybki i czytelny podgląd bieżącego dnia oraz zbliżających się rezerwacji jest niezwykle istotny z punktu widzenia obsługi.
Nie umknie nam w ten sposób żadna z zaplanowanych wizyt. Dodatkowo jednym kliknięciem sprawdzimy szczegóły rezerwacji czy też plan dnia oraz grafik pracowników.

  1. Możliwość udostępnienia pacjentowi wyboru na jaką usługę chce się zapisać.

W systemie możemy dodać wszystkie usługi jakie wykonujemy. Dzięki temu pacjent może wybrać czy celem jego wizyty jest np. okresowy przegląd czy też usuwanie kamienia nazębnego.
Otrzymujemy zatem informację jakiej usługi oczekuje pacjent.
Każda z usług jest konfigurowana indywidualnie tak więc może posiadać inny czas trwania, cenę czy też grafik dostępności.
Po dokonaniu rezerwacji przez pacjenta system blokuje dostępność usługi zgodnie z czasem trwania zatem kolejny wolny termin będzie możliwy do rezerwacji dopiero po zakończeniu trwającej usługi.

  1. Wyszukiwarka najbliższych terminów.

Często konieczne jest szybkie odnalezienie najbliższego wolnego terminu, na który moglibyśmy zapisać pacjenta. Za pomocą wyszukiwarki odnalezienie go trwa dosłownie chwilę.
Wyszukiwanie może odbywać się na trzy sposoby:

  • Wyszukiwanie najbliższych wolnych terminów – korzystamy z niego jeśli pacjentowi zależy na jak najbliższym terminie i nieistotny jest dzień tygodnia, ani godzina.
  • Wyszukiwanie wolnych terminów po dacie – w tym przypadku pacjent podaje konkretny dzień na który chciałby dokonać rezerwacji. Po wyborze daty wyszukiwarka weryfikuje czy w tym dniu dostępny jest wolny termin.
  • Wyszukiwanie wolnego terminu na konkretną godzinę – zdarza się, że dla pacjenta nie jest ważny dzień, na który może się zapisać, a konkretna godzina. Chodzi zwłaszcza o osoby, które mogą zapisać się na wizytę tylko poza swoimi godzinami pracy. Ta funkcja pozwala na wybranie konkretnej godziny i wyszukanie najbliższych terminów właśnie z tą godziną dostępności.

Wyszukiwanie terminów może odbywać się zarówno dla konkretnej usługi jak i pracownika, który ją obsługuje.

  1. Wyszukiwarka rezerwacji.

Funkcja przydatna kiedy dzwoni do nas pacjent, który zapomniał na jaki termin się zapisał. Dzięki wyszukiwarce możemy w szybki sposób odnaleźć wszystkie przyszłe rezerwacje jakie złożył pacjent.
Wystarczy imię, nazwisko, adres email, telefon czy też nazwa usługi, aby znaleźć rezerwacje które nas interesują. Szybko i bez konieczności przeglądania kalendarza.

  1. Pełna historia rezerwacji oraz płatności.

Dostępność historii pozwala na weryfikację zarówno rezerwacji przyszłych jak i przeszłych. W każdym momencie możemy odnaleźć intersującą nas rezerwację i sprawdzić jej szczegóły.
Z poziomu historii możemy również generować raporty w formie xls, które zawierają pełne dane każdej rezerwacji. Jest to bardzo przydatne dla osób tworzących wszelkiego rodzaju raporty i zestawienia.

  1. Proste zarządzanie rezerwacjami z poziomu kalendarza (akceptacja, anulowanie, zmiana terminu, edycja rezerwacji).

Zdarza się, że pacjent po złożonej rezerwacji zdaje sobie sprawę, że nie jest w stanie pojawić się w wybranym terminie lub podał błędny numer kontaktowy.
Kiedy kontaktuje się z nami ważne, aby szybko odnaleźć rezerwację którą złożył, ale również w prosty sposób dokonać jej edycji lub anulowania.
Niemal z każdego miejsca w panelu Bookero wchodząc w szczegóły rezerwacji możemy zmienić jej termin lub edytować szczegóły rezerwacji. To o tyle istotne, że każdy z użytkowników posługuje się widokiem, który najbardziej mu odpowiada.
Właśnie dlatego możemy dowolnie przełączać się między widokami samego kalendarza (miesięczny, tygodniowy, szczegółowy) jak i obłożenia pracowników, zachowując przy tym dostępność do szczegółów rezerwacji.

  1. Możliwość edycji szablonów mailowych oraz treści sms w celu personalizacji powiadomień.

Komunikacja z pacjentem jest bardzo ważna. Dobrze, aby powiadomienia, które otrzymuje składając rezerwację były odpowiednio spersonalizowane.
Edytor powiadomień mailowych pozwala na dodanie własnego logo czy też zdjęcia oraz indywidualnych treści. Za jego pomocą możemy również aktywować dodatkowe funkcje jak wyświetlanie szczegółów rezerwacji, pola z ceną usługi, przycisku do jej opłacenia online, informację jak dojechać do gabinetu (z przekierowaniem do map Google) czy też możliwość anulowania rezerwacji.
Zmiana kolorystyki szablonu i dodatkowa konfiguracja pozwoli w łatwy sposób zidentyfikować pacjentowi powiadomienia, które otrzymuje z systemu.
Pacjent otrzymuje powiadomienie przy każdej zmianie statusu rezerwacji więc na bieżąco jest informowany o kolejnych etapach jej weryfikacji.

  1. Możliwość udostępnienia pacjentowi anulowania rezerwacji za pomocą wiadomości email lub poprzez sms zwrotny.

Jeśli chcemy zautomatyzować proces rezerwacji w gabinecie możemy udostępnić pacjentom możliwość anulowania rezerwacji bez potrzeby kontaktu telefonicznego w tej sprawie.
W wybranych powiadomieniach mailowych istnieje możliwość umieszczenia specjalnego przycisku za pomocą którego pacjent będzie mógł anulować rezerwację, której wcześniej dokonał. W takim przypadku zwolniony termin ponownie wraca jako dostępny do kalendarza.
W przypadku korzystania z przypomnień w formie sms również istnieje możliwość anulowania. Wystarczy odpowiednio skonstruować tekst sugerując, że w sytuacji kiedy chcemy anulować rezerwację wystarczy zwrotnie odpowiedzieć na otrzymanego smsa. Zasada działania jest tak sama jak z przyciskiem anulowania. Termin w kalendarzu ponownie wraca jako dostępny.
Oczywiście możemy całkowicie zablokować możliwość anulowania rezerwacji przez pacjenta jeśli mimo wszystko chcemy, aby każda tego typu sytuacja była potwierdzona osobiście przez pacjenta.

  1. Przypomnienie email oraz sms dla pacjenta o zbliżającej się rezerwacji.

Ta funkcja jest niezwykle istotna biorąc pod uwagę dzisiejszy tryb życia. Przy natłoku obowiązków często zapominamy o umówionych wizytach. Przypomnienie np. na dzień przed terminem wizyty pozwala uniknąć tego typu sytuacji.
Pacjent ma bowiem czas na zaplanowanie kolejnego dnia i tym samym przybycie na wyznaczony termin. Mniejsza liczba nieodbytych rezerwacji ma oczywiście bezpośrednio wpływ na zminimalizowanie strat z tym związanych.

  1. Obsługa pracownika: tworzenie indywidualnych grafików, przypisywanie usług oraz możliwość udostępnienia podglądu kalendarza (a nawet zarządzanie swoimi rezerwacjami jeśli zajdzie taka potrzeba).

Dla gabinetów posiadających kilku pracowników optymalizacja procesu rezerwacji jest niezwykle istotna ponieważ kalendarz prowadzony metodą tradycyjną jest bardziej rozbudowany i weryfikacja dostępnych terminów jest bardziej czasochłonna.
Należy też przykładać dużo uwagi, aby przy dużej liczbie rezerwacji nie zdublować zapisów do tego samego pracownika.
Dla systemu Bookero liczba pracowników nie stanowi żadnego problemu. Każdy z nich może posiadać indywidualny grafik dostępności oraz przypisane usługi.
Wybierając konkretną usługę system automatycznie weryfikuje dostępność terminów odpowiednio je oznaczając. Nie musimy zastanawiać się czy termin jest wolny ponieważ system automatycznie nas o tym poinformuje.
Co więcej po stronie formularza rezerwacyjnego sytuacja jest analogiczna, ponieważ pacjent widzi tylko dostępne terminy dla wybranego specjalisty.

  1. Możliwość wyboru konkretnego pracownika podczas dokonywania rezerwacji przez pacjenta.

Dla pacjenta bardzo często ważne jest, aby rozpoczynając leczenie kontynuować je u tego samego specjalisty.
Udostępnienie możliwość dokonania rezerwacji z uwzględnieniem wyboru pracownika pozwala pacjentowi zarówno na zapisanie się do konkretnego specjalisty jak i weryfikację dostępnych u niego terminów.
Tym samym minimalizujemy niepotrzebne telefony z pytaniami kiedy dany pracownik jest dostępny i czy w ogóle ma jeszcze wolne terminy.

  1. Prosta rozbudowa formularza o dodatkowe pola.

Można w ten sposób przeprowadzić np. krótki wywiad przed wizytą i dopytać o ewentualne uczulenia, itd. Dodatkowe pola można przypisać do konkretnej usługi np. tylko tej dotyczącej pierwszej wizyty pacjenta w gabinecie.
Im więcej informacji otrzymamy od pacjenta, który dokonuje rezerwacji, tym mniej czasu potrzebujemy podczas samej wizyty na ich pozyskanie.
Rozbudowa formularza rezerwacyjnego pozwala na wprowadzenie dodatkowych pól, które pacjent może, ale oczywiście nie musi wypełnić. Wszystko zależy od tego czy ustawimy je jako obligatoryjne.
W przypadku np. usługi „Pierwsza wizyta” dodatkowe pola mogą przydać się do weryfikacji czy pacjent jest uczulony na środki znieczulające, czy posiada jakieś stare prześwietlenia zębów, itp.
Sam pacjent dokonując rezerwacji będzie lepiej przygotowany na pytania, które otrzymałby bezpośrednio w gabinecie.

  1. Możliwość podpięcia płatności online.

Coraz częściej użytkownicy dokonujący rezerwacji online chcąc ją od razu opłacić. Dla niektórych jest to po prostu bardziej wygodna forma niż płatność gotówką lub kartą.
Z kolei dla gabinetu jest to dodatkowe zabezpieczenie ponieważ nawet w przypadku braku realizacji rezerwacji wizyta została opłacona przez pacjenta.
Oczywiście wymuszenie na pacjentach płatności online nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem.
Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby udostępnić wybór formy płatności podczas składania rezerwacji. Wówczas użytkownicy przyzwyczajeni do tradycyjnego rozliczania wybiorą płatność na miejscu natomiast pozostali od razu opłacą rezerwację.
W przypadku płatności online system automatycznie weryfikuje czy została ona dokonana, więc nie musimy osobiście weryfikować każdej rezerwacji z osobna.

  1. Dla osób nie posiadających swojej strony www możliwość skorzystania z kreatora strony dostępnego w panelu.

Jeśli chcemy udostępnić swoim pacjentom formularz rezerwacyjny potrzebujemy strony internetowej. Jej stworzenie bywa jednak kosztowne i nie zawsze jest to koszt, który chcemy ponosić.
Rozwiązaniem jest kreator stron dostępy w panelu Bookero. Za jego pomocą jesteśmy w stanie stworzyć własną stronę internetową nie ponosząc z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów.
Kreator posiada możliwość dodania takich elementów jak banner główny, sekcje tekstowe, cennik, galerię, stopkę no i oczywiście zintegrowany formularz rezerwacyjny.
Strona internetowa z powodzeniem może pełnić funkcję strony firmowej zawierającej szczegóły dotyczące dostępnych usług.

  1. Możliwość integracji kalendarza Bookero z zewnętrznymi kalendarzami Google lub Outlook.

Niekiedy ciężko pozbyć się starych przyzwyczajeń. Użytkownicy korzystający na co dzień z kalendarzy Google lub Outlook potrzebują czasu, aby przejść na nowe rozwiązanie.
Zdarza się również, że chcą mieć po prostu podgląd rezerwacji z poziomu prywatnego kalendarza.
Integracja z zewnętrznymi kalendarzami udostępnia taką możliwość. Co więcej integracji swojego kalendarza może dokonać każdy z pracowników z osobna.
Oczywiście w przypadku obustronnej integracji rezerwacje dodane z poziomu zewnętrznych kalendarzy będą również blokowały dostępność terminów w formularzu rezerwacyjnym Bookero.

  1. Pełne wsparcie RODO.

W dobie nowych przepisów zbieranie danych pacjentów wymaga ich akceptacji w formie odpowiedniego oświadczenia.
Nasz formularz rezerwacyjny posiada możliwość dodania niezbędnych zgód, które są wymagane do złożenia rezerwacji. Oprócz zgody obowiązkowej możemy dodać również zgody marketingowe.
Wszystko następnie zapisywane jest w szczegółach rezerwacji oraz profilu pacjenta jeśli takowy istnieje.

  1. Możliwość tworzenia profili klientów z pełną historią ich rezerwacji.

Każda rezerwacja złożona przez unikalnego użytkownika, o ile tylko będziemy chcieli, może skutkować stworzeniem jego profilu, w którym będzie zapisywana jego historia rezerwacji wraz ze zgodami RODO.
Dzięki temu możemy tworzyć bazę klientów i wykorzystywać ją np. do wysyłki newslettera.
Możliwość eksportu listy klientów do pliku xls pozwala na dowolne filtrowanie wyników np. według zgód marketingowych na które została wyrażona zgoda.

  1. Obsługa systemu za pomocą aplikacji PWA.

Coraz częściej do obsługi kalendarza używamy urządzeń mobilnych. Ważne w takich przypadkach, aby widok był dla nas czytelny, a obsługa prosta.
Nie inaczej jest w przypadku systemu Bookero. Specjalnie zaprojektowana aplikacja w formie PWA pozwana na sprawne zarządzanie rezerwacjami online.

Więcej szczegółów o aplikacji można dowiedzieć się TUTAJ.

Funkcje, ktore zostały opisane powyżej to oczywiście nie jedyne możliwości jakimi dysponuje system, ale w połączeniu ze sobą pozwalają na sprawne zarządzanie rezerwacjami składanymi na pośrednictwem formularza rezerwacyjnego umieszczonego na stronie internetowej gabinetu.

Sprawdź również

Nie jesteś jeszcze przekonany?

Skorzystaj ze specjalnej 30-dniowej promocji i wypróbuj nasz system za darmo, bez żadnych zobowiązań!

Testuj bezpłatnie przez 30 dni
Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając z serwisu Użytkownik zgadza się na ich zapis lub wykorzystanie. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności.