Tworzenie ankiet z automatyczną wysyłką do klienta

Paweł Nowakowski 2020-11-20
Tworzenie ankiet z automatyczną wysyłką do klienta

Kontakt z klientem przed zaplanowaną wizytą lub po realizacji usługi w celu otrzymania dodatkowych informacji może przynieść wiele korzyści.

Dzięki temu możemy m.in. zbierać od klientów opinie dotyczące zadowolenia z obsługi czy też odpowiednio wcześniej przeprowadzić wywiad np. o stanie zdrowia przed wizytą lekarską.

Moduł Ankiety pozwala zautomatyzować proces pozyskiwania tego typu informacji.

Za jego pomocą można stworzyć rozbudowaną ankietę w oparciu o pytania jednokrotnego wyboru lub pytania otwarte dodatkowo uwzględniając czy wymagają one odpowiedzi.

Funkcja dostępna jest wchodząc w:

Twoja firma → Ankiety

Nową ankietę dodajemy klikając w przycisk Nowa ankieta, umieszczony w prawym górnym rogu.

Formularz dodawania ankiety składa się z trzech sekcji:

  1. Konfiguracja ankiety
  2. Treść ankiety
  3. Ogranicz wysyłkę do zaznaczonych usług

Wypełnione ankiety będzie można podejrzeć w zakładce:

Twoje rezerwacje → Wypełnione ankiety

Konfiguracja ankiety

W tej sekcji ustawiamy podstawowe parametry wysyłki oraz treści komunikatów, które będą wyświetlane dodatkowo w powiadomieniu mailowym oraz bezpośrednio nad wyświetlona ankietą oraz po jej wysłaniu.

Nazwa – jest to nazwa ankiety, która będzie wyświetlona w powiadomieniu mailowym oraz w nagłówku podstrony z ankietą. Jest to nazwa widoczna przez klienta.

Nazwa systemowa – jest to nazwa, która będzie wyświetlana wewnętrznie,  tylko na liście ankiet w panelu Bookero oraz na liście ankiet wypełnionych. Służy ona do odróżnienia ankiet, które mogą posiadać tą samą nazwę.

Tekst wprowadzający wyświetlany na stronie wypełniania ankiety – jest to treść, która wyświetli się jako wstęp na podstronie ankiety na którą zostaniemy przekierowani po kliknięciu w przycisk umieszczony w powiadomieniu mailowym.

Tekst załączany do e-maila z prośbą o wypełnienie ankiety – jest to treść, która oprócz ustalonego szablonu mailowego będzie dodatkowo załącza podczas wysyłki. Daje to możliwość indywidualnego spersonalizowania część treści w wiadomości email w zależności od wysłanej ankiety.

Tekst, który pojawi się po wypełnieniu ankiety – jest to treść jaka wyświetli się po wypełnieniu i wysłaniu ankiety. Może służyć np. jako podziękowanie za wypełnienie ankiety.

Jak wysyłać ankietę –  w tym miejscu wybieramy w jaki sposób ma odbywać się wysyłka ankiety. Są dwie możliwości wyboru:

  • Tylko raz – nie powtarzaj przy nowych rezerwacjach – oznacza to, że ankieta zostanie wysłana do konkretnego klienta tylko raz bez względu na to, ile rezerwacji posiada w systemie.
  • Wyślij za każdym razem – ankieta będzie wysłana dla każdej rezerwacji bez względu na to, że dotyczą one tego samego klienta.

Kiedy wysyłać ankietę – w tym miejscu ustalany czy wysyłka na nastąpić mieć miejsce przed terminem rezerwacji czy też po terminie rezerwacji.

Na ile godzin przed / po rezerwacji wysłać ankietę – ustawiamy tutaj po jakim czasie w sposób automatyczny ma został wysłana ankieta do klienta.

UWAGA! W przypadku jeśli ustawimy, że ankieta ma być wysyłana przed terminem rezerwacji czas jaki ustawimy jest liczony względem godziny rozpoczęcia usługi.
Z kolei w przypadku jeśli ustawimy, że ankieta ma być wysyłana po terminie rezerwacji czas liczony jest od godziny zakończenia usługi.

Treść ankiety

W tej sekcji dodajemy docelowe pytania jakie mają pojawić się w ankiecie wysyłanej do klienta.

Istnieje możliwość dodania pytań zamkniętych jednokrotnego wyboru oraz pytań otwartych.
Można stosować je zamiennie. Nie ma konieczności wykorzystywana tylko jednego typu pytań w ramach tworzonej ankiety.

Po kliknięciu w przycisk Dodaj pytanie poniżej wyświetli się pozycja w której będziemy mogli dodać treść pytania oraz określi czy będzie to pytania zamknięte oraz czy jego wypełnienie jest wymagane do wypełnienia ankiety.

Jeśli zaznaczymy, że pytanie jest zamknięte poniżej pojawi się sekcja z możliwością dodania kolejnych odpowiedzi.

Każdą odpowiedź można dodatkowo ocenić. Ocena ta nie jest widoczna przez klienta, ale pozwala na liście wypełnionych ankiet w szybki sposób podejrzeć ile punktów zebrała każda z wypełnionych ankiet.

Jest to bardzo popularne rozwiązanie w przypadku ankiet typu NPS (Net Promoter Scoring), które wykorzystywane są do oceny lojalności klientów.

Ogranicz wysyłkę do zaznaczonych usług

W ostatniej sekcji ustalamy dla jakich usług ma być wysyłana konfigurowana ankieta.

UWAGA! W ramach jednej rezerwacji może być wysłana tylko 1 ankieta tak więc należy zwrócić uwagę, żeby do tej samej usługi nie było w tym sam czasie przypisanych dwóch ankiet.
W przeciwnym wypadku zostanie wysłana do klienta tylko jedna z nich.

Przykład zastosowania ankiety do wstępnej kwalifikacji COVID-19

  1. W panelu Bookero przechodzimy do zakładki Twoja firma → Ankiety
  2. Nową ankietę dodajemy klikając w przycisk Nowa ankieta, umieszczony w prawym górnym rogu.
  3. Dokonujemy konfiguracji zgodnie z powyższym opisem. Docelowo powinna ona wyglądać jak na screenie poniżej.

  1. Po zapisaniu na liście powinna pojawić się dodana ankieta.

  1. Dodatkowo należy skonfigurować w edytorze powiadomień mailowych szablon o nazwie Prośba o wypełnienie ankiety.
    Podobnie jak w przypadku pozostałych szablonów również tutaj możemy wyświetlać lub ukrywać takie elementy jak szczegóły rezerwacji czy też parametry rezerwacji oraz wprowadzić dodatkową treść powiadomienia.
    Pamiętajmy, że oprócz treści wypełnionych w szablonie do powiadomienia mailowego załączy się treść uzupełniona w ustawieniach ankiety.
    Można również zmienić etykietę przycisku za pomocą którego klient będzie przekierowany na podstronę z ankietą.

  1. Po kliknięciu w przycisk z powiadomienia mailowego klientowi wyświetla się podstrona z ankietą. Pytania obowiązkowe oznaczone są gwiazdką.
    Po wypełnieniu ankiety należy kliknąć w przycisk Wyślij.

  1. Jeśli proces wysyłki ankiety przebiegł pomyślnie pojawi się komunikat z treścią, którą możemy odpowiednio wcześniej wprowadzić w ustawieniach ankiety.

  1. Wypełnione ankiety można podejrzeć wchodząc w Twoje rezerwacje → Wypełnione ankiety.
    Na liście możemy podejrzeć ocenę ankiety, szczegóły rezerwacji w ramach której została wysłana oraz odpowiedzi klikając ikonę z literą „i”.

W przypadku przeprowadzania wstępnej kwalifikacji COVID-19 ważne jest, aby przed terminem wizyty można było w łatwy sposób zweryfikować czy w oparciu o wypełnioną ankietę można zakwalifikować klienta do odbycia wizyty.

W tym celu wystarczy wejść w szczegóły rezerwacji i w sekcji Wypełnione ankiety kliknąć w przycisk Zobacz odpowiedzi. Wyświetli się wówczas popup ze wszystkimi odpowiedziami jakich udzielił klient.

Sprawdź również

Nie jesteś jeszcze przekonany?

Skorzystaj ze specjalnego 14-dniowego okresu darmowego i wypróbuj nasz system, bez żadnych zobowiązań!

Testuj bezpłatnie przez 14 dni
Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając z serwisu Użytkownik zgadza się na ich zapis lub wykorzystanie. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności.