Automatyczne generowanie spotkań w Google Meet

Paweł Nowakowski 2021-12-21
Automatyczne generowanie spotkań w Google Meet

Oferowanie usług online jest coraz bardziej popularne. W wielu branżach są one w stanie z powodzeniem zastąpić tradycyjną formę kontaktu. Ręczne generowanie linków do pokoi spotkań i wysyłanie ich klientom jest jednak dość uciążliwe i czasochłonne, dlatego też udostępniliśmy w systemie możliwość zautomatyzowania tego procesu. Rozwiązanie bazuje na wykorzystaniu w tym celu usługi Google Meet.

Google Meet podobnie jak inne usługi tego typu pozwala na organizację spotkań wideo. Eliminuje jednak typowe problemy pojawiające się po stronie „nietechnicznych” klientów czyli instalowanie zewnętrznych aplikacji do obsługi lub wtyczek dla przeglądarek.
Wystarczy kliknąć w otrzymany link i zostaniemy przekierowani do podstrony gdzie będziemy mogli odbyć spotkanie.

Konieczne jest posiadanie konta Google, ale nie każdy użytkownik zdaje sobie sprawę, że w praktyce może je już posiadać. Jeśli korzystamy z jakiejkolwiek usługi Google takiej tak Gmail czy kalendarz to konto zostało już założone. Wystarczy być zalogowanym na te same dane, aby skorzystać również z Google Meet.

WAŻNE! Jeśli chcemy korzystać z Google Meet konieczne jest wcześniejsze zintegrowanie systemu Bookero z kalendarzem Google bowiem w ramach tego kalendarza będą generowały się linki do spotkań.

Jak poprawnie przeprowadzić konfigurację usługi

Niezbędnym elementem do skorzystania z Google Meet jest aktywna funkcja Integracja z kalendarzem Google.

Informacje dotyczące integracji z kalendarzem Google znajdziesz TUTAJ.

Wówczas w ustawieniach usługi pojawi się dodatkowy checkbox Twórz spotkanie Google Meet w momencie dodania rezerwacji. Będzie to ostatnia pozycja w sekcji Dane usługi. Należy zaznaczyć checkbox, a następnie zapisać zmianę.

Jeśli chcemy, aby link do spotkania generował się dla kilku usług to funkcję należy aktywować dla każdej z nich niezależnie.

WAŻNE! Włączenie funkcji nie jest równoznaczne z tym, że klient otrzyma wygenerowany link do spotkania. Konieczne jest dodanie go do treści wysyłanego powiadomienia za pomocą specjalnego shortcodu {google_meet_url}.

Wspomniany shortcode możemy wkleić do dowolnego szablonu powiadomienia e-mail lub sms. W jego miejsce wygeneruje się unikalny link do spotkania w Google Meet.

PORADA: Linki do spotkań tworzymy dla usług realizowanych online, dlatego też praktyczniejszym rozwiązaniem jest dodanie treści z załączonym shortcodem bezpośrednio w ustawieniach usługi, w polu Dodatkowy tekst w powiadomieniu e-mail. Jeśli umieścimy go w ogólnym szablonie powiadomienia, link nie wygeneruje się dla usługi z wyłączoną funkcją Google Meet pozostawiając puste miejsce w treści.

Przykładowa treść:

Poniżej został wygenerowany unikalny link do spotkania w Google Meet:
{google_meet_url}

Po złożeniu rezerwacji przez klienta otrzyma on powiadomienie e-mail z utworzonym linkiem do spotkania.

W przypadku pracownika link załączany jest do powiadomienia e-mail wysyłanego z panelu Bookero oraz w dodanym wpisie, w kalendarzu Google.

Dodatkowo pracownik może skopiować link do spotkania wchodząc bezpośrednio w szczegóły rezerwacji, w panelu Bookero. 

WAŻNE! Jako, że spotkanie tworzy się w oparciu o kalendarz Google pracownika, który został podpięty pod konto, aby odbyć spotkanie pracownik musi być zalogowany bezpośrednio na nim. Staje się on bowiem gospodarzem spotkania.

Każda osoba, która będzie chciała dołączyć do spotkania musi zostać wcześniej zaakceptowana przez gospodarza (pracownika) w pokoju spotkań. Pozwala to na odrzucenie niechcianych użytkowników. Jednak w praktyce dla każdej rezerwacji generowany jest unikalny link, zatem klient musiałby osobiście przekazać go innej osobie, aby doszło do takiej sytuacji.
 

Sprawdź również

Nie jesteś jeszcze przekonany?

Skorzystaj ze specjalnego 14-dniowego okresu darmowego i wypróbuj nasz system, bez żadnych zobowiązań!

Testuj bezpłatnie przez 14 dni
Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystając z serwisu Użytkownik zgadza się na ich zapis lub wykorzystanie. Więcej informacji znajdziesz w Polityce prywatności.